確認の技術
あなたは確認することが得意ですか？それとも、ちょっと苦手意識がありますか？確認をすると、人によってはイライラされてしまうことってありますよね。だからついつい分かったふりをしてしまい、その場をしのいでしまう・・・わかります。イライラされるのはとっても嫌だし、面倒な相手ならなおさらです。
だけど、ここは勇気を出して、分かったふりはもう終わりにしましょう。特に仕事をする上では、良いことなんてひとつもありません。確認の方法としては非常にシンプルで、相手の言葉をそのまま繰り返すだけです。例えば・・・
- 相手：〇△会社の〇〇さんから荷物が届くから、それを今日中に△△さんに渡してほしい
- 自分：〇△会社の〇〇さんから荷物が届いたら、今日中に△△さんに渡せばいいんですね？
相手の言ったことをそのまま繰り返すので、自分の解釈等入れる必要はまったくありません。俗にいう【オウム返し】です。※オウム返しという言葉が私自身苦手なので、以後、バックトラッキングという言い方にします 意味は同じです
もしくは指示が長い場合、話を要約して、「つまり、～という理解でよろしいですか？」と確認するのもひとつの方法です。ついつい相槌だけで済ませてしまいがちですが、この手間を入れるだけで確認の精度がぐっとあがります。
バックトラッキングのコツは、相手の呼吸に合わせるということです。これがビタッとはまれば、相手は何の違和感もなく「そうそう」と返事を返してくれるでしょう。一方、呼吸がずれて自信なさげにバックトラッキングをしてしまうと、意地悪な人ほど「はぁ？」っという反応が返ってきてしまうかも知れません。ただし、そこは勇気をもって確認をしなおします。
「念のためですが、～という理解で大丈夫ですか？」というように、２回目の確認はバックトラッキングではなくて要約の方が相手には受け入れられやすいかも知れません。
この一見簡単な確認作業ですが、これが出来ずに結局何をしたらよいのか分からなくて、途方に暮れている社員が結構いるのです。指示する技術の高い人ばかりだったら良いのですが、残念ながら指示を出す本人が、実はよくわかっていないケースが意外と多いんです・・・この先の言った言わないを防ぐ為にもこの時点でトラブルの芽を摘んでおくことがとにかく重要！このバックトラッキングの確認作業、是非、今日からでも取り入れてみてくださいね！
今日も読んでくださり、ありがとうございます。
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