タスク管理が苦手で どうしても忘れちゃう人へ
進捗管理やタスク管理、得意ですか？それとも苦手ですか？私は最近、タスク管理が上手いこといってるような気がします。それは仕事のスキルが上がったというよりは、むしろ使えるツールを使いまくっているからかも知れません。
私は手書きの手帳を愛用しているのですが、手帳のタイプは見開きが月のものになります。そこには、【予定】と【その時間】を書きます。手帳を開いた時に、今日は何があるとパッと見で確認す出来るわけです。そして何をする等の TO DOリストや細かいことは書かずに、予定と時間を記入して何があるかだけを確認するイメージです。
そして仕事をしている間は、Outlookの予定表やスマホのアラーム機能をメモ代わりとしてフル活用しています。例えば、毎朝薬を飲み忘れないようにスマホのアラームを１０時に設定しているのですが、アラームを設定するようになってからは、薬の飲み忘れがなくなりました。
そして自分の作業に没頭してる時など、折り返しの電話をしなきゃいけないのに、かけるのを忘れてしまうってこと、ありませんか？私はよくあったんです。付箋にせっかく書いても忘れてしまったりするんですよね。そんな時は、Outlookの予定表の出番です。予定表に「〇〇さんに電話をかけること」と書いておくと、時間がきたらPCの画面にポップアップが表示されるので、あっそろそろ電話か、とPCにやることを教えてもらってるんです。（過去の自分からメッセージが届くイメージです）その他にもこんなことを予定表に記入しています。
ー私がおもに予定表に記入してある事柄ー
- 業務委託契約書を作成すること
- 契約管理表をメールすること
- シフト表をつくること
- 小口金の振り込みを依頼すること
- 燃えないゴミを出すよう、ゴミ当番に伝えること
- くつを履きかえること
そして、予定表に記入しなくも忘れないことは特に書いていません。PCのポップアップで表示されなくても、やらなくてはいけないことは、身体に染み込んでいるので忘れることはないんです。
つまり私が予定表に書いているのはルーチンワークではなく、月や週に何回かあることや、横はいりの突発的な仕事、そしてまだ習慣化されていないこと、の大きく分けて３つの種類に分けることができます。こんな風にタスクのお知らせを全て予定表に任すようになってから、タスクを見落とすことはなくなりました。
そして取りかかる順番ですが、基本的には、優先順位の高いことから手につけます。ただし優先順位が低いものでも、手をつければすぐに終ってしまうものは、先に片付けることもあります。
あとはこのタスクたちを、自分がどのようにコントロールしていくかが大きな鍵になりますが、それはまた次のブログで！
ーお知らせー
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